Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027

Beneficjencie, musisz pamiętać, iż zasady rozliczania projektu określa umowa o dofinansowanie / decyzja o dofinansowaniu. Dlatego pierwszym krokiem, jaki powinieneś podjąć jest dokładna analiza jej treści. Przewodnik ten dotyczy Ciebie w sytuacji gdy § 14 umowy/decyzji, wprost odnosi się do tego przewodnika. Powinieneś także zapoznać się z zasadami pozwalającymi nam uznać Twój wydatek za wydatek kwalifikowalny projektu.

Zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności 2021-2027 

Pamiętaj, odpowiadasz za realizację projektu zgodnie z umową o dofinansowanie / decyzją o dofinansowaniu i harmonogramem płatności (zał. do ww. umowy).

W systemie CST2021 w menu kontekstowym projektów znajdziesz moduł „Harmonogram płatności”. Co ważne, dostęp do tego modułu jest możliwy, jeśli status projektu to: „Umowa podpisana”.

Dane w harmonogramie płatności uzupełnij w podziale na kwartały i miesiące. Wypełniając harmonogram płatności powinieneś wskazać, kiedy będziesz wnioskować o dofinansowanie w formie zaliczek i /lub refundacji. Dzięki temu my otrzymamy informację o przewidywanych ramach czasowych składania przez Ciebie kolejnych wniosków o płatność i przewidywanych płatnościach w ramach projektu.

Harmonogram płatności możesz w każdej chwili zaktualizować. My akceptujemy lub odrzucamy zmianę harmonogramu w systemie CST2021 w terminie 10 dni roboczych od jej otrzymania. Możemy Cię także wezwać do przekazania szczegółowego harmonogramu płatności. Jego wzór zostanie Ci udostępniony za pośrednictwem systemu CST2021.

System umożliwia import danych finansowych z pliku xlsx do modułu „Harmonogram płatności”. 

Poniżej znajdziesz instrukcję wypełniania harmonogramu płatności przygotowaną przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz wzór pliku xlsx umożliwiający import danych finansowych.

Instrukcja SL2021 – Harmonogramy Instrukcja beneficjenta

Harmonogram płatności

Dodatkowo możesz posiłkować się informacjami zawartymi w pliku „Wskazówki do wypełniania harmonogramu”.

Wskazówki do wypełniania harmonogramu

Rodzaje wniosków o płatność 

Zobowiązany jesteś do składania wniosków o płatność, w ramach których:

1. wnioskujesz o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki,
2. wykazujesz, na co wykorzystałeś otrzymaną zaliczkę,
3. wykazujesz wydatki poniesione przez siebie na realizację projektu i ubiegasz się o ich refundację,
4. przekazujesz informację o postępie realizacji projektu.

Jeden wniosek o płatność może spełniać kilka ww. funkcji.

Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości wypełniane są w oparciu o informacje dotyczące postępu rzeczowo-finansowego w realizacji projektu, zawarte we wniosku o płatność pełniącym funkcję sprawozdawczą. Brak wydatków po Twojej stronie nie zwalnia Cię z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu w terminach:

• w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w ciągu 3 miesięcy liczonych od daty podpisania umowy o dofinansowanie / podjęcia przez ZWŁ decyzji o dofinansowaniu;
• 3 miesięcy liczonych od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność, który zawierał wypełnioną część sprawozdawczą.

Pierwszy wniosek o płatność będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania składasz w terminie określonym w harmonogramie płatności.

Końcowy wniosek o płatność musisz złożyć w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu.

W przypadku, gdy wobec Ciebie rozpoczęły swój bieg terminy do złożenia wniosku o płatność w związku z przekazaną zaliczką oraz wniosku o płatność w związku z zakończeniem terminu realizacji projektu, masz obowiązek złożyć jeden wniosek spełniający obie funkcje w terminie, który wcześniej przypada.

Rozliczenie refundacji / zaliczki

Pamiętaj! Transz zaliczki nie możesz przeznaczać na finansowanie wydatków niezwiązanych z projektem oraz finansowanie wkładu własnego i wydatków niekwalifikowalnych projektu.

Dofinansowanie projektu może być wypłacane w formie:

1. refundacji wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Ciebie lub Partnera projektu; 
2. zaliczki, w jednej albo kilku transzach, nie większych niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu. Wysokość zaliczki określona jest w harmonogramie płatności, stanowiącym załącznik do umowy / decyzji;
3. refundacji lub zaliczki na rachunek powierniczy (dotyczy projektów hybrydowych).

Wartość dofinansowania w formie zaliczki możesz otrzymać maksymalnie do wysokości określonej w umowie o dofinansowanie (np. 80% kwoty dofinansowania), w jednej lub w kilku transzach. Pozostałą część dofinansowania otrzymasz w formie refundacji poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem, że płatność końcowa w formie refundacji nie może stanowić mniej niż określona wartość dofinansowania (np. 20%).

Wskazane udziały procentowe mogą się różnić w zależności od naboru. 

Pierwszą transzę dofinansowania w formie zaliczki otrzymasz po zatwierdzeniu wniosku o płatność w wysokości w nim określonej. Kwota zaliczki, jaką wskażesz we wniosku o płatność zaliczkową, powinna odzwierciedlać Twoje rzeczywiste zapotrzebowanie na środki, do czego zobowiązuje Cię Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 września 2022 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

Kolejne transze dofinansowania w formie zaliczki są przekazywane w uzgodnionym terminie po zatwierdzeniu przez nas wniosku o płatność. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy zaliczki jest rozliczenie co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych wcześniej transz dofinansowania w formie zaliczki.

Na rozliczenie zaliczki masz 30 dni kalendarzowych od otrzymania poprzedniej transzy dofinansowania w formie zaliczki.

Jeśli w ciągu 14 dni od dnia upływu trzydziestodniowego terminu na rozliczenie zaliczki nie złożysz wniosku o płatność na kwotę stanowiącą 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania w formie zaliczki lub nie zwrócisz niewykorzystanej części zaliczki zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, naliczymy odsetki jak dla zaległości podatkowych.

Całkowite rozliczenie dofinansowania następuje najpóźniej we wniosku o płatność końcową. Jesteś zobowiązany do zwrotu całego niewykorzystanego dofinansowania do dnia jego złożenia. W przypadku niedokonania zwrotu od kwoty pozostałej do rozliczenia naliczymy Ci odsetki liczone jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków do dnia dokonania zwrotu.

Za poprawne rozliczenie zaliczki uznaje się:

1. wydatkowanie otrzymanych środków zaliczki w kwocie stanowiącej co najmniej 70% otrzymanych transz zaliczek w terminie 30 dni od otrzymania ostatniej transzy zaliczki.
2. złożenie za pośrednictwem systemu CST2021 w terminie 14 dni kalendarzowych od upływu terminu na rozliczenie zaliczki wniosku o płatność potwierdzającego wydatkowanie co najmniej 70% otrzymanych transz zaliczek.
3. zwrócenie części niewykorzystanej zaliczki w terminie 14 dni kalendarzowych od upływu trzydziestodniowego terminu na rozliczenie zaliczki.

Pamiętaj, iż odsetki bankowe od przekazanych transz dofinansowania w formie zaliczek są wykazywane we wniosku o płatność i podlegają zwrotowi na nasz rachunek płatniczy / bankowy. Obowiązek ten nie dotyczy Beneficjentów, dla których odsetki narosłe na wyodrębnionym dla projektu rachunku płatniczym / bankowym stanowią dochód własny na mocy odrębnych przepisów prawa (tzn. jednostek samorządu terytorialnego).

Zwróć uwagę, iż niedopuszczalne jest zakładanie lokat z transz dofinansowania w formie zaliczek. Odsetki bankowe od lokaty, o której mowa w zdaniu powyżej, nie stanowią dochodu własnego.

Pamiętaj, że szczegółowe zasady wypłaty i rozliczania zaliczek zostały określone w umowie o dofinansowanie projektu / decyzji o dofinansowaniu projektu.

Należy podkreślić, że zatwierdzenie przez nas wniosku o płatność nie stanowi potwierdzenia kwalifikowalności wydatków oraz nie wyklucza możliwości uznania za niekwalifikowalne wydatków uznanych za nieprawidłowo wydatkowane przez inne podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli projektu.

Zasady dokonywania zwrotów

Informacje do dokonywania zwrotów

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w celu realizacji projektu 

Beneficjencie, zobowiązany jesteś do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków poniesionych podczas realizacji projektu w sposób przejrzysty tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji gospodarczych związanych z projektem.

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej nie dotyczy projektów rozliczanych metodami uproszczonymi. 

Opisuj tak dokumentację księgową w ramach ewidencji wydatków projektu, aby widoczny był związek z projektem. Opis powinien być dokonywany na oryginałach dowodów księgowych i zawierać co najmniej:

1. numer projektu;
2. kwotę kwalifikowalną w podziale na zadania, których dotyczy wydatek;
3. informację o finansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (lub z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji – jeśli realizujesz projekt w ramach priorytetu 9 FEŁ) w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027.

W przypadku braku dostatecznej ilości miejsca lub ze względu na obszerność opisu może być on kontynuowany na załączniku trwale związanym z oryginałem dokumentu, przy czym w opisie należy zapewnić odpowiednie powiązanie załącznika z opisywanym oryginałem dowodu księgowego.

W trakcie realizacji projektu składaj wnioski o płatność bez załączników. Jeśli zajdzie taka potrzeba, wskażemy Ci zakres dokumentów, jaki jesteś zobowiązany przekazać za pośrednictwem systemu CST2021 do potwierdzenia poniesionych wydatków kwalifikowalnych.

Do załączników koniecznych do przesłania po przekazaniu nam wniosku o płatność, o które możemy poprosić, należy zaliczyć w szczególności:

1. opisane i oznakowane faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, wraz z dowodami zapłaty, na podstawie których rozliczasz wydatki kwalifikowalne w ramach projektu. W uzasadnionych sytuacjach możemy Cię wezwać do przedstawienia dokumentów dotyczących wydatków niekwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność; 
2. faktury w walucie obcej wraz z tłumaczeniem, przeliczone według obowiązujących przepisów prawa powszechnego oraz procedur stosowanych przez Ciebie w przyjętej polityce rachunkowości; 
3. inne dokumenty (jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej);
4. umowy z wykonawcami na dostawę/usługę wraz z aneksami i protokołami konieczności, jeśli zostały sporządzone;
5. zlecenia lub zamówienia, jeśli z wykonawcą/dostawcą nie została zawarta umowa;
6. protokoły odbioru/przekazania (w tym protokoły odbiorów częściowych) i inne dokumenty stanowiące podstawę poniesienia wydatków;
7. historię rachunku płatniczego/wyciągi bankowe z konta wyodrębnionego dla Twojego i/lub Partnerów projektu za okres objęty wnioskiem;
8. inne dokumenty umożliwiające stwierdzenie, że wydatek jest kwalifikowalny, których przedłożenia możemy zażądać.

Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu masz obowiązek przechowywać w swojej siedzibie lub w miejscu przez Ciebie określonym, aby zapewnić ich nienaruszalność i łatwe odszukanie oraz udostępnianie podczas dokonywania wszelkich czynności kontrolnych przez organy uprawnione.

Jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym dokonaliśmy ostatniej płatności na Twoje konto projektowe. Bieg ww. okresu jest wstrzymywany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na wniosek Komisji Europejskiej, o czym będziesz poinformowany pisemnie. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom jesteś zobowiązany przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, o ile projekt dotyczy pomocy publicznej.

Metody uproszczone

Rodzaje metod uproszczonych:

1. Kwota ryczałtowa - jest to określona w umowie o dofinansowanie kwota ustalona w oparciu o budżet projektu przedstawiony przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie i uzgodniony na etapie naboru za wykonanie określonego w projekcie zadania.
   Na kwotę ryczałtową dla danego zadania przyjmuje się wszystkie wydatki, które są niezbędne do zrealizowania tego zadania, zawierają się w katalogu kosztów kwalifikowalnych i które wykazałeś w zatwierdzonym budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie.
   Zadanie jest mierzone wskaźnikami.
   Wypłata dofinansowania w formie kwoty ryczałtowej określonej w umowie o dofinansowanie nastąpi w przypadku, gdy osiągniesz wskaźnik dla kwoty ryczałtowej określony dla danego zadania objętego kwotą ryczałtową, co zostanie udokumentowane przez Ciebie zgodnie z formą wskazaną we wniosku o dofinansowanie projektu dla danego wskaźnika.
   Wówczas wypłata dofinansowania następuje w całości (wskaźnik wykonany) lub nie następuje wcale (wskaźnik niewykonany).
   Oznacza to, że nie rozliczamy poszczególnych kosztów, lecz rozliczamy zadanie jako całość, bez względu na poniesione przez Ciebie koszty. W projekcie nie powstają oszczędności, a Ty nie zwracasz środków, jeśli faktycznie wydatkowałeś mniej niż stanowi przewidziana przez Ciebie kwota ryczałtowa. Analogicznie jeśli wydatkowałeś więcej niż przewidziana kwota ryczałtowa, nie dostaniesz dodatkowych środków. Twoją rolą jest przede wszystkim udokumentowanie realizacji wskaźników i osiągnięcie określonego rezultatu.
   Pamiętaj, że projekt rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe należy realizować zgodnie z założeniami przyjętymi we wniosku o dofinansowanie. Nie można dokonywać zmian w zakresie kwot ryczałtowych, zwłaszcza dotyczących wysokości tych kwot czy wartości założonych wskaźników.
   Przypominamy również, że na etapie aplikowania o dofinansowanie, uzasadniłeś wszystkie koszty składające się na kwotę ryczałtową, dlatego na etapie rozliczania projektu nie dopuszczamy możliwości zmian w zakresie rzeczowym składającym się na kwotę ryczałtową. 
2. Stawka jednostkowa - to zryczałtowana zapłata dla Ciebie za dostarczenie uzgodnionych w umowie o dofinansowanie produktów lub osiągnięcie rezultatów, które zostały wcześniej zdefiniowane.
   Wysokość zapłaty uzależniona jest od realizacji poszczególnych produktów lub rezultatów w projekcie.
   Osiągnięcie kolejnych produktów (rezultatów) umożliwia wypłatę stawki jednostkowej.
3. Stawki ryczałtowe - stanowią określony procent jednej lub kilku kategorii kosztów. 
   Zasady wykazywania kosztów pośrednich oraz wysokość stawki ryczałtowej wskażemy każdorazowo w regulaminie wyboru projektów, który dotyczy Twojej inwestycji.
   Stawka kosztów pośrednich, jaką wybierzesz we wniosku, wskazana będzie w umowie o dofinansowanie, co stanowić będzie jednocześnie podstawę do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność.
   Pamiętaj! Procentu stawki ryczałtowej nie będziesz mógł zmienić przez cały okres realizacji projektu.
   Jeśli w wyniku oceny uznamy, że pewne koszty bezpośrednie są niekwalifikowalne, Twoje koszty pośrednie ulegną obniżeniu, do wielkości, jaka wynika ze skorygowanej wysokości wydatków bezpośrednich ostatecznie wskazanych jako kwalifikowalne.
   Koszty pośrednie rozliczymy proporcjonalnie do faktycznie poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych wydatków bezpośrednich uznanych za kwalifikowalne w poszczególnych wnioskach o płatność, w celu monitorowania zachowania przyjętej stawki ryczałtowej w projekcie przez cały okres realizacji projektu.
   W przypadku nałożenia korekty finansowej i/lub pomniejszenia wartości bezpośrednich wydatków kwalifikowalnych, koszty pośrednie rozliczane stawką ryczałtową ulegają obniżeniu celem zachowania przyjętej stawki ryczałtowej i podlegają procedurze odzyskiwania na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie.

Zmiany w projekcie 

Możesz dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia do nas za pomocą systemu CST2021. Pamiętaj, by zmiany te zgłosić przed planowanym wprowadzeniem i poczekać na naszą akceptację.

Zmiany dotyczące wystąpienia robót zamiennych wymagają zgłoszenia oraz uzyskania naszej akceptacji.

Konieczność wykonania robót zamiennych może wynikać między innymi:

• z przyczyn technologicznych, ekonomicznych;

• ze zmiany materiałów / sposobu wykonania określonych robót / dostaw / usług, gdy w okresie realizacji projektu: zmieniła się na przykład Polska Norma, przepisy prawa; nowa technologia wykonania jest bardziej efektywna; zaprojektowane roboty są niemożliwe do przeprowadzenia.

Zmiany parametrów technicznych sprzętu / urządzeń wymagają zgłoszenia oraz uzyskania naszej akceptacji. 

Jednocześnie pamiętaj, że:

• zmiana parametrów technicznych nie może zmieniać pierwotnych funkcji sprzętu / urządzeń / wyposażenia;
• parametry nie powinny być gorsze od założonych.

Uwaga, akceptacja:

• robót zamiennych,
• zmiany parametrów technicznych, 
• zmiany elementów wskazanych na etapie aplikacyjnym na inne o podobnych funkcjach,

nie jest równoznaczna ze stwierdzeniem prawidłowości robót w kontekście przepisów ustawy PZP lub zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Ten zakres będziemy badać na etapie kontroli projektu.

Możesz dokonać zmian okresu realizacji projektu. Zmiana ta wymaga zgłoszenia oraz uzyskania naszej zgody. Taką zmianę powinieneś zgłosić nie później niż do dnia zakończenia realizacji projektu, pod rygorem uznania wydatków za niekwalifikowalne. 

Możesz dokonywać przesunięć w budżecie projektu między głównymi kategoriami wydatków łącznie do 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych ustalonych we wniosku o dofinansowanie po uzyskaniu naszej zgody.

Zmiana formy prawnej Beneficjenta, przekształcenia własnościowe lub konieczność wprowadzenia innych zmian, w wyniku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w momencie składania wniosku o dofinansowanie, a mogących skutkować przeniesieniem praw i obowiązków wynikających z umowy możliwe jest po poinformowaniu nas o konieczności ich wprowadzenia i zaakceptowaniu przez nas. Zmiany, o których mowa powyżej, wymagają zawarcia aneksu do umowy.

Zmiany w projekcie nie mogą mieć wpływu na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną projektu, który otrzymał dofinansowanie. Wprowadzane zmiany nie powinny wpływać negatywnie na wskaźniki produktu i rezultatu oraz zmieniać głównych założeń wniosku o dofinansowanie i na Tobie spoczywa ciężar dowodu zaistnienia powyższych okoliczności.

Wskaźniki

Dokonując wyboru wskaźników i określając ich wartości we wniosku o dofinansowanie deklarujesz, że będziesz je monitorował w trakcie i po zakończeniu projektu (w okresie jego trwałości).

Jesteś zobowiązany do osiągnięcia wartości docelowych wszystkich adekwatnych do zakresu realizowanego projektu wskaźników produktu i rezultatu zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie.

Wskaźniki produktu mają być osiągnięte i wykazane najpóźniej we wniosku o płatność końcową.

Wskaźniki rezultatu mają być osiągnięte najpóźniej w okresie 12 miesięcy od zakończenia okresu realizacji projektu.

Nieosiągnięcie wartości wskaźnika/ów produktu/rezultatu w terminach określonych w umowie o dofinansowanie skutkuje pomniejszeniem wysokości dofinansowania/zwrotem dofinansowania proporcjonalnie do niezrealizowanego procenta wskaźnika/ów.

Nie powoduje konsekwencji finansowych dla Ciebie wzrost wartości wskaźników produktu lub/i rezultatu powyżej zakładanej wartości docelowej (tzn. realizacja założeń ponad 100%) pod warunkiem, iż wpływa pozytywnie na cele projektu oraz nie wynika ze zmiany zakresu rzeczowego.

Zasady promowania projektu 

Jeśli korzystasz z unijnego wsparcia, masz obowiązek o tym informować. 

Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji, miejsce realizacji projektu i swoją stronę internetową – jeśli taką posiadasz. 

W przypadku niewywiązania się z obowiązków z zakresu promocji, możemy nałożyć na Ciebie korektę w wysokości do 3 % dofinansowania projektu.

Więcej informacji o promocji projektu znajdziesz w umowie/decyzji o dofinansowaniu oraz zakładce - Komunikacja Funduszy Europejskich dla Łódzkiego.