Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027

Pytania i odpowiedzi

Pytanie 1

Czy jest możliwy zakup w ramach projektu water pointu?

Odpowiedź 1

Rozważany w pytaniu „water point” rozumiemy jako dystrybutor z wodą do spożycia dla pracowników. Odpowiadając:

1. Po pierwsze, należy podkreślić, że wszystkie działania merytoryczne w projektach realizowanych w naborze nr FELD.08.04-IZ.00-001/24 powinny wynikać z przeprowadzonej diagnozy występowania niekorzystnych czynników zdrowotnych w środowisku pracy (typ projektu – zapisy regulaminu naboru str. 15, specyficzne kryterium dostępu nr 2, zapisy regulaminu naboru str. 19). 

2. Po drugie, odnośnie wyposażenia przestrzeni wspólnej (takie, którego nie można przyporządkować do konkretnego pracownika) również powinien być spełniony wymóg, zgodnie z którym wyposażenie nie może co do zasady dotyczyć realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (zapisy regulaminu naboru str. 17). 

Aby spełnić powyższy wymóg:

• finansowane wyposażenie i doposażenie musi spełniać wyższe wymogi niż określone w przepisach prawa w zakresie BHP. We wniosku o dofinansowanie, 
  w pkt. Uzasadnienie wydatków, należy wskazać przepisy prawa i odnieść się do wymogów (np. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa 
  i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zawiera załącznik określający minimalne wymogi) oraz wykazać cechy finansowanego wyposażenia spełniające wyższe wymogi. Jeżeli wymogi nie są uregulowane przepisami prawa, należy podać inne argumenty dotyczące cech wyposażenia potwierdzające poprawę ergonomii pracy osób wykonujących swe obowiązki zawodowe w warunkach obciążających zdrowie.
• ponadto wsparcie jest realizowane 
  w sposób kompleksowy (nie cząstkowy) np. jeżeli stwierdzonym w diagnozie problemem zdrowotnym na skutek pracy siedzącej są choroby kręgosłupa, 
  to w projekcie należałoby uwzględnić nie tylko zakup ergonomicznych mebli, ale też edukację zdrowotną, badania pracownicze pod kątem takich chorób itd.

Odnośnie pierwszej części wymogu należy zauważyć, że zgodnie z art. 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom dostęp do wody przeznaczonej do spożycia. Przepisy nie precyzują w jakiej formie należy zapewnić wodę, ale rozważany wydatek bez wątpienia dotyczy realizacji ogólnie sformułowanego obowiązku z przepisów BHP. W tym kontekście należałoby wykazać ponadstandardowy charakter dystrybutora z wodą dla pracowników.

Pytanie 2

Czy pieniądze na ochronę zdrowia w miejscu pracy przysługują wszystkim podmiotom zatrudniającym pracowników na etat czy też dla przedsiębiorców którzy współpracują z osobami na umowach cywilnoprawnych?

Odpowiedź 2

Działania w projektach są kierowane do pracowników w rozumieniu definicji zawartej w regulaminie naboru – rozdział „Wykaz pojęć”. Zgodnie z tą definicją w projektach nie można finansować działań kierowanych do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – tak zatrudniane osoby nie są uprawnioną grupą docelową.

Pytanie 3

Czy każdy partner musi spełniać kryteria dostępu, czy wystarczy, że jeden spełni. W kontekście potencjału finansowego?

Odpowiedź 3

Kryterium merytoryczne dostępu „Potencjał finansowy wnioskodawcy” dotyczy wnioskodawcy rozumianego jako podmiot, który złożył wniosek o dofinansowanie. W przypadku projektu składanego w partnerstwie jest to partner wiodący (lider) – podmiot wpisany we wniosku jako wnioskodawca. Nie jest wymagane, żeby każdy z partnerów je spełniał.

Pytanie 4

Czy koszty wynagrodzeń wykładowców (pracowników własnych posiadających odpowiednie uprawnienia) prowadzących zajęcia w ramach edukacji prozdrowotnej dla pracowników i pracodawców, mogą być rozliczane w formie dodatków do wynagrodzeń lub innej formie (jakiej)?

Odpowiedź 4

Koszty wynagrodzeń wykładowców mogą być rozliczane w formie dodatków do wynagrodzeń lub nagrody, premii. 

Należy pamiętać o spełnieniu wymogów zawartych Regulaminie § 12 Podstawowe warunki i procedury konstruowania budżetu projektu, zaczerpniętych z „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”, Podrozdział 3.8. Personel projektu.

Pytanie 5

Czy planują Państwo zmienić podejście w sprawie specyficznego kryterium merytorycznego "Siedziba wnioskodawcy i partnera (o ile dotyczy): „Czy wnioskodawca oraz partner (o ile dotyczy) posiada siedzibę na terenie województwa łódzkiego?” i uznać, że wystarczy mieć siedzibę filii w województwie łódzkim, nie zaś siedzibę główną? Ww. specyficzne kryterium merytoryczne ogranicza dostęp do wsparcia z funduszy europejskich dla osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach oraz instytucjach w województwie łódzkim, których siedziba zarejestrowana jest poza granicami tego województwa.

Odpowiedź 5

Zgodnie z brzmieniem specyficznego kryterium merytorycznego nr 1 „Siedziba wnioskodawcy i partnera (o ile dotyczy)” (wskazanym w Załączniku nr 3 do Regulaminu wyboru projektów) weryfikacji podlega, czy wnioskodawca i partner posiadają siedzibę na terenie województwa łódzkiego. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie ogólnodostępnych informacji, w tym KRS lub CEIDG. Obecnie w kryteriach oceny dla Działania FELD.08.04. Zdrowy pracownik nie planuje się zmian przedmiotowego kryterium.

Pytanie 6

Czy w ramach wydatków na dostępność możliwy jest zakup i montaż poręczy przy schodach wejściowych do budynku Starostwa?

Odpowiedź 6

W naborze nr FELD.08.04-IZ.00-001/24 niedopuszczalne jest finansowanie w projektach działań, które są obowiązkiem wnioskodawcy wynikającym z przepisów prawa (za wyjątkiem wyposażenia, doposażenia przy spełnieniu zawartych w Regulaminie warunków). 

W kontekście pytania wnioskodawca powinien w szczególności przeanalizować przepisy ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami mając na uwadze, że celem naboru nie jest wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów tego aktu prawnego, w tym art. 6 dotyczącego minimalnych wymogów w zakresie dostępności architektonicznej budynków.

Należy też mieć na uwadze, że wydatki na dostępność w projekcie współfinansowanym ze środków EFS+, podobnie jak wydatki związane z działaniami merytorycznymi, muszą odnosić się do grupy docelowej. W projektach naboru nr FELD.08.04-IZ.00-001/24 grupą docelową jest pracodawca i jego pracownicy, stąd wydatki powinny być uzasadnione w kontekście potrzeb tej właśnie grupy docelowej.

Pytanie 7

Czy można w ramach kosztów kwalifikowanych dokonywać pewnych zakupów dla przedsiębiorców uczestniczących w szkoleniach (np. prawidłowo wyposażone apteczki przy nauce pierwszej pomocy)?

Odpowiedź 7

Wszystkie działania merytoryczne w projekcie powinny wynikać z przeprowadzonej diagnozy występowania niekorzystnych czynników zdrowotnych w środowisku pracy. 

Jeśli apteczki są niezbędne do przeprowadzenia szkolenia (jako materiały edukacyjne), a szkolenie zostanie uznane za kwalifikowalne, wówczas koszt zakupu apteczek również jest kwalifikowalny. 

Natomiast zgodnie z zapisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy art. 209(1) pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach oraz wyznaczenia pracowników, których zadaniem będzie udzielanie takiej pomocy. Obowiązki te precyzuje (w pewnym stopniu)  art. 44  Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z dnia 26 września 1997 r. W związku z powyższymi okolicznościami ewentualne sfinansowanie w projekcie działań polegających na finansowaniu apteczek do usytuowanych w poszczególnych komórkach zakładu pracy jest wątpliwe.

Pytanie 8

Czy jest możliwość uzyskania dofinansowania na wymianę krzeseł dla pracowników (obecne nie spełniają przepisów BHP), odzieży ochronnej (fartuchy i obuwie dla pracowników laboratorium).

Odpowiedź 8

1. Wszystkie działania merytoryczne w projekcie powinny wynikać z przeprowadzonej diagnozy występowania niekorzystnych czynników zdrowotnych w środowisku pracy (typ projektu – zapisy regulaminu naboru str. 15, specyficzne kryterium dostępu nr 2, zapisy regulaminu naboru str. 19). 

2. Należy również spełnić wymóg, zgodnie z którym wyposażenie , co do zasady nie może dotyczyć realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (zapisy regulaminu naboru str. 17). Aby spełnić powyższy wymóg:

• Finansowane wyposażenie i doposażenie musi spełniać wyższe wymogi niż określone w przepisach prawa w zakresie BHP. 
  We wniosku o dofinansowanie, w pkt. Uzasadnienie wydatków, należy wskazać przepisy prawa i odnieść się do wymogów (np. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. 
  w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zawiera załącznik określający minimalne wymogi) oraz wykazać cechy finansowanego wyposażenia spełniające wyższe wymogi. Jeżeli wymogi nie 
  są uregulowane przepisami prawa, należy podać inne argumenty dotyczące cech wyposażenia potwierdzające poprawę ergonomii pracy osób wykonujących swe obowiązki zawodowe w warunkach obciążających zdrowie.
• Ponadto wsparcie jest realizowane 
  w sposób kompleksowy (nie cząstkowy)
   np. jeżeli stwierdzonym w diagnozie problemem zdrowotnym na skutek pracy siedzącej są choroby kręgosłupa, to 
  w projekcie należałoby uwzględnić nie tylko zakup ergonomicznych mebli, ale też edukację zdrowotną, badania pracownicze pod kątem takich chorób itd.

Kierując się powyższym stanowiskiem:

• Nie ma możliwości dofinansowania wymiany krzeseł dla pracowników dlatego, że nie spełniają przepisów BHP, natomiast istnieje taka możliwość, jeżeli ich cechy wykraczałyby poza minimalne wymogi BHP.
• Odnośnie odzieży ochronnej:
• Zgodnie z art. 237(7) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach. 

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Jeżeli przyjąć, że odzież ochronna jest jedną z kategorii środków ochrony indywidualnej (tak jest klasyfikowana zgodnie z Rozporządzeniem (UE) nr 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. 
  w sprawie środków ochrony indywidualnej; należy zaznaczyć, że odzież robocza i odzież ochronna nie są tożsame w rozporządzeniu) 
  to zgodnie z art. 237 (6) par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Z naszej analizy wynika bardzo wąski zakres przepisów wykonawczych, odnoszący się do służb mundurowych, głównie policji.

Nie ma jednoznacznych przepisów, w których określono, jaką odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej trzeba wybierać na konkretne stanowisko. Postanowienia w tym zakresie powinny być jednak zawarte w Regulaminie zakładu pracy zgodnie z art. 104 (1) par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

W związku z powyższym wnioskodawca powinien wykazać, że parametry odzieży odnoszące się do zidentyfikowanych czynników ryzyka wykraczają poza minimalne wymogi, a także poza postanowienia regulaminu pracy.

• Ponadto projekt powinien zakładać również inne działania odpowiadające na identyfikowany czynnik ryzyka, aby zapewnić kompleksowość.

Pytanie 9

Czy jest możliwość zakupu sprzętu, który będzie przeciwdziałać niekorzystnym czynnikom zdrowotnym w miejscu pracy oraz pomoże w ergonomii pracy lekarzom, pielęgniarkom czy położnym np. kozetki/leżanki regulowane elektrycznie, fotel ginekologiczny regulowany elektrycznie, taborety lekarskie z regulacją wysokości? Modernizacja stanowisk pracy nie dotyczy obowiązków spoczywających na pracodawcy zgodnie z przepisami BHP.

Odpowiedź 9

Wątpliwości dotyczą takich rodzajów mebli, które jednocześnie służą pacjentom i personelowi medycznemu do wykonywania czynności zawodowych związanych z działalnością leczniczą. Personel wykonuje czynności, przy których cechy mebli mają wpływ na ergonomię pracy.

Odpowiedź jest analogiczna jak na pytanie 1. Jak rozumiemy z pytania meble z określonymi cechami nie są uregulowane przez przepisy BHP. Należy również zapewnić kompleksowość wsparcia. Biorąc pod uwagę specyfikę, że meble służą jednocześnie personelowi medycznemu do wykonywania pracy i pacjentom bardzo ważne jest odpowiednie uzasadnienie planowanych zakupów w odniesieniu do personelu oraz wykazanie w jaki sposób przeciwdziałają zidentyfikowanym niekorzystnym czynnikom zdrowotnym na danym stanowisku pracy. 

Pytanie 10

Czy jest możliwość zakupu klimatyzatora? 

Odpowiedź 10:

1. Wszystkie działania merytoryczne w projekcie powinny wynikać z przeprowadzonej diagnozy występowania niekorzystnych czynników zdrowotnych w środowisku pracy (typ projektu – zapisy regulaminu naboru str. 15, specyficzne kryterium dostępu nr 2, zapisy regulaminu naboru str. 19). 

2. Należy również spełnić wymóg, zgodnie z którym wyposażenie co do zasady nie może dotyczyć realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (zapisy regulaminu naboru str. 17). Aby spełnić powyższy wymóg:

• Finansowane wyposażenie i doposażenie musi spełniać wyższe wymogi niż określone w przepisach prawa w zakresie BHP. We wniosku o dofinansowanie, w pkt. Uzasadnienie wydatków, należy wskazać przepisy prawa i odnieść się do wymogów (np. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. 
  w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zawiera załącznik określający minimalne wymogi) oraz wykazać cechy finansowanego wyposażenia spełniające wyższe wymogi. Jeżeli wymogi nie są uregulowane przepisami prawa, należy podać inne argumenty dotyczące cech wyposażenia potwierdzające poprawę ergonomii pracy osób wykonujących swe obowiązki zawodowe w warunkach obciążających zdrowie.

• Ponadto wsparcie jest realizowane w sposób kompleksowy (nie cząstkowy) np. jeżeli stwierdzonym w diagnozie problemem zdrowotnym na skutek pracy siedzącej są choroby kręgosłupa, 
  to w projekcie należałoby uwzględnić nie tylko zakup ergonomicznych mebli, ale też edukację zdrowotną, badania pracownicze pod kątem takich chorób itd.

Zgodnie z art. 30 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy (metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania) nie niższą niż 14 °C (287 K), chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają. 
W pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna i w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może być niższa niż 18 °C (291 K). Przepisy BHP nie precyzują jaka może być najwyższa temperatura, jedynie, że pomieszczenia 
do wypoczynku przeznaczone dla osób pracujących w pomieszczeniach gdzie temperatura przekracza 30°C powinny być obligatoryjnie klimatyzowane. Rozważany wydatek bez wątpienia dotyczy realizacji ogólnie sformułowanego obowiązku z przepisów BHP. W tym kontekście należałoby we wniosku wykazać ponadstandardowy charakter cech klimatyzatora.

Pytanie 11

Czy jeżeli diagnoza zostanie sporządzona przez firmowego specjalistę z zakresu BHP we współpracy z zarządem to taki dokument będzie wystarczający? Czy preferowany byłby dokument zlecony zewnętrznej firmie? 

Odpowiedź 11

Dokumentacja naboru nie nakłada wymogu przeprowadzenia diagnozy przy udziale firmy zewnętrznej (zapisy specyficznego kryterium merytorycznego, obowiązującego  w naborze, „Diagnoza z której wynikają założenia projektu” w definicji odwołują się do minimalnych wymogów opisanych w Regulaminie naboru, a te przedstawiono na stronach 22-23 Regulaminu). Dopuszczalne jest więc opracowanie diagnozy zarówno przez specjalistę ds. BHP, jak też firmę zewnętrzną (we współpracy z pracodawcą).

W naborze stosowane jest kryterium premiujące nr 1 "Współpraca" dotyczące przeprowadzenie diagnozy przy współpracy z profesjonalistami służby medycyny pracy (2 punkty premii). 

Pytanie 12

Czy w przypadku pracowników pracujących w terenie, ale zatrudnianych przez firmę posiadającą siedzibę na terenie woj. łódzkiego to kryterium zostanie spełnione? Chodzi przede wszystkim o handlowców oraz innych pracowników pracujących w miejscu świadczenia usługi wskazanym przez klienta? 

Odpowiedź 12

Kryterium dotyczące grupy docelowej brzmi: uczy się lub pracuje lub zamieszkuje na obszarze województwa łódzkiego, a zatem muszą być spełnione powyższe warunki (kryterium merytoryczne dostępu nr 10 Grupa docelowa). 

Pytanie 13

Czy jednostka organizacyjna powiatu jest uprawniona do udziału w projekcie? 

Odpowiedź 13

Jeśli jednostka ma osobowość prawną to może ta jednostka być wnioskodawcą. W sytuacji braku osobowości prawnej możliwe jest wystąpienie jako wnioskodawcy powiatu, a jednostka nieposiadająca osobowości prawnej zostałaby wpisana do wniosku jako realizator.

Pytanie 14

Czy dopuszczalna jest sytuacja połączenia dofinansowania z naboru Zdrowy Pracownik z dofinansowaniem z ZUS działań płatnika składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy?

Odpowiedź 14

Odnośnie wymogów w dokumentacji związanej z naborem nr FELD.08.04-IZ.00-001/24 jest to dopuszczalne, ale należy wykazać w uzasadnieniu kosztów, że nie dochodzi do podwójnego finansowania wydatków w rozumieniu 

„Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027” Podrozdział 2.3. Wydatki niekwalifikowalne pkt. 2. 

Natomiast potencjalny wnioskodawca powinien również sprawdzić jakie wymogi w tym zakresie zostały sformułowane przez ZUS w dokumentacji ogłoszonego przez niego konkursu (np. w Konkursie nr 2024.01 w odpowiedziach na pytanie nr 18, wskazano, że dofinansowanie z różnych źródeł nie będzie dotyczyło zakupu tego samego przedmiotu lub urządzenia).

Pytanie 15

Co w sytuacji, gdy pracownik objęty projektem z przyczyn niezależnych od pracodawcy odejdzie z przedsiębiorstwa? czy koszty poniesione np. na jego szkolenie, zajęcia będą kwalifikowalne w projekcie?

Koszty w takiej sytuacji mogą zostać uznane za kwalifikowalne.

 „Wytyczne dotyczące monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027” przewidują sytuację przerwania udziału w projekcie. Zgodnie z Sekcją 3.3.3 pkt. 12 „zakończenie udziału w projekcie należy rozumieć jako zakończenie udziału zgodnie z założeniami projektu lub przedwczesne opuszczenie projektu (tj. przerwanie udziału w projekcie przed zakończeniem form wsparcia zaplanowanych dla danego uczestnika lub podmiotu obejmowanego wsparciem)”.

W takiej sytuacji może wystąpić problem z osiągnięciem założonych we wniosku wartości docelowych wskaźników (np. wskaźnik produktu Liczba osób objętych wsparciem w obszarze zdrowia – jeśli w projekcie przewidziano usługi zdrowotne, wskaźnik rezultatu Liczba osób, które w wyniku realizacji wsparcia z zakresu  outplacementu/ poprawy środowiska pracy podjęły pracę lub kontynuowały zatrudnienie). W okresie realizacji projektu można byłoby objąć wsparciem innego pracownika, aby osiągnąć zakładane wartości. W sytuacji nieosiągnięcia zakładanej wartości wskaźnika Instytucja Zarządzająca może natomiast zastosować regułę proporcjonalności zgodnie z zapisami paragrafu 8 umowy o dofinansowanie (wzór umowy stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu). Podczas ustalania stopnia nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu Instytucja Zarządzająca bierze pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, charakter kryterium, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ. W uzasadnionych przypadkach, pomimo wystąpienia przesłanek zastosowania reguły proporcjonalności Instytucja Zarządzająca może podjąć decyzję o jej niestosowaniu, jeśli podmiot realizujący projekt (beneficjent) o to zawnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń projektu, w szczególności wykaże swoje starania zamierzające do ich osiągnięcia. Reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Wskazana sytuacja, jak wskazano w pytaniu, jest niezależna od pracodawcy.